Fouten bij het aanleveren van je administratie kosten tijd en geld — voor jou én je boekhouder. Je boekhouder inschakelen scheelt je tijd, maar in de praktijk zien we bij veel zzp’ers dezelfde valkuilen terugkomen. Hieronder de belangrijkste, en hoe je ze eenvoudig voorkomt.
Alles pas rond de btw-deadline aanleveren
De meest voorkomende fout: drie maanden aan bonnetjes en facturen in één keer aanleveren, vlak voor de aangifte. Dit zorgt voor haast, meer kans op fouten en soms hogere kosten omdat er in korte tijd veel werk verzet moet worden. Lever liever wekelijks of maandelijks aan, dan blijft het overzichtelijk voor jou én je boekhouder.
Privé en zakelijk door elkaar laten lopen
Een zakelijke uitgave die op de privérekening staat, of andersom, kost je boekhouder extra uitzoekwerk — en dat uitzoekwerk betaal jij. Gebruik een aparte zakelijke rekening voor al je ondernemersactiviteiten, ook als je daar in het begin geen zin in hebt.
Onvolledige facturen aanleveren
Een factuur zonder btw-specificatie, zonder factuurnummer of zonder duidelijke omschrijving van de dienst voldoet niet aan de verplichte gegevens die de Belastingdienst stelt aan een factuur. Check bij het ontvangen van een factuur direct of deze gegevens erop staan, in plaats van dit achteraf te laten uitzoeken.
Contante uitgaven niet vastleggen
Contant betaald bij de bouwmarkt of op de markt? Dat bonnetje verdwijnt sneller dan je denkt. Leg contante uitgaven het liefst meteen digitaal vast — een foto met je telefoon is al genoeg — zodat ze niet verloren gaan en niet vergeten worden.
Bijzondere transacties zonder toelichting aanleveren
Een grote overboeking, een investering die deels privé en deels zakelijk is, of een terugbetaling: zonder korte toelichting moet je boekhouder er zelf achteraan, en dat kost tijd. Eén zin erbij (“dit is de aanschaf van een laptop, 80% zakelijk gebruik”) voorkomt vragen achteraf.
Documenten los aanleveren, zonder structuur
Een berg losse bestanden of een overvolle mailbox maakt het voor je boekhouder lastig om iets terug te vinden. Werk met een vaste indeling — bijvoorbeeld per maand of kwartaal — en gebruik duidelijke bestandsnamen. Dat scheelt zoektijd, en dus kosten.
Fouten bij aanleveren administratie voorkomen: wat levert het op?
Als je deze valkuilen vermijdt, kan je boekhouder sneller en accurater werken. Dat betekent minder kans op fouten in je aangifte, sneller inzicht in je cijfers, en in veel gevallen ook een lagere rekening omdat er minder uitzoekwerk nodig is.
Wij denken graag met je mee
Bij Administratiekantoor DV werken we volledig digitaal en helpen we je graag de fouten bij het aanleveren van je administratie te voorkomen, met een aanlevermethode die voor jou werkt.
Bekijk onze diensten of neem contact op voor meer informatie.
Geef een reactie